Görev Tanımları: Organizasyonun Anayasası
Bir şirketteki en büyük verimsizlik kaynaklarından biri belirsizliktir. "Bu iş benim görevim mi?", "Bunu kime raporlayacağım?", "Yetkim nerede bitiyor?" soruları, çalışanların enerjisini tüketir. Görev Tanımları (Job Descriptions), organizasyonun haritasıdır. Kimin ne yapacağını, hangi yetkinliklere sahip olması gerektiğini ve kime karşı sorumlu olduğunu netleştirir.
Yeni Sav Danışmanlık olarak, "kağıt üzerinde kalan" değil, yaşayan ve performansı yöneten görev tanımları hazırlıyoruz.
Görev Tanımı Neden Gereklidir?
- İşe Alım: Adayda aranacak özellikleri (Job Specification) belirlemek için.
- Performans Yönetimi: Çalışanı neye göre değerlendireceğinizi bilmek için.
- Eğitim Planlama: Hangi yetkinliklerin eksik olduğunu görmek için.
- Hukuki Güvence: İşten çıkarma davalarında, çalışanın görevini yapıp yapmadığını kanıtlamak için.
İş Analizi Süreci
Görev tanımı yazmadan önce, o işin analiz edilmesi gerekir.
İyi Bir Görev Tanımının Bileşenleri
Standart bir görev tanımı şunları içermelidir:
- Pozisyon Bilgileri: Unvan, Departman, Bağlı Olduğu Yönetici, Kendisine Bağlı Pozisyonlar.
- Pozisyonun Amacı: Bu pozisyon şirkette neden var? (Özet cümle).
- Temel Sorumluluklar: Günlük, haftalık ve aylık görevler. (Fiil cümleleri ile: "Yapar", "Kontrol eder", "Raporlar").
- Yetkinlikler:
- KPI (Anahtar Performans Göstergeleri): Başarı nasıl ölçülecek? (Örn: Satış cirosu, hata oranı).
- Çalışma Koşulları: Ofis/Saha, seyahat gerekliliği, vardiya durumu.
RACI Matrisi ile Yetki Karmaşasını Önleme
Görev tanımlarını desteklemek için RACI matrisi kullanıyoruz:
- R (Responsible): İşi yapan. - A (Accountable): İşin sonucundan sorumlu olan (Onay makamı). - C (Consulted): Danışılan kişi (Bilgi sahibi). - I (Informed): Bilgilendirilen kişi.
Sık Yapılan Hatalar
- Kişiye Göre Tanım Yazmak: Görev tanımı kişiye değil, pozisyona özel olmalıdır. Ahmet Bey gidip Mehmet Bey geldiğinde tanım değişmemelidir. - Çok Uzun veya Çok Kısa Olması: Her detayı yazmak (micromanagement) veya çok genel yazmak ("Verilen diğer işleri yapar") yanlıştır. - Güncellenmemesi: Şirket büyüdükçe veya teknoloji değiştikçe görevler de değişir. Yılda bir kez gözden geçirilmelidir.
Netlik, performansı getirir. Organizasyonel yapınızı netleştirmek için yanınızdayız.