Proje Kapanış Raporu Nasıl Hazırlanır?

Bir projeyi başlatmak kadar, onu usulüne uygun şekilde bitirmek de önemlidir. Proje Kapanış Raporu, projenin resmi olarak sona erdiğini belgeleyen, başarıları ve başarısızlıkları kayıt altına alan kurumsal hafıza belgesidir.

Yeni Sav Danışmanlık olarak, projelerinizin sadece açılışında değil, kapanış ve raporlama süreçlerinde de yanınızdayız.

Kapanış Raporunun Bileşenleri

İyi bir kapanış raporu şu bölümleri içermelidir:

1. Yönetici Özeti

Üst yönetim için projenin genel durumunu özetleyen 1-2 sayfalık bölümdür. "Proje amacına ulaştı mı?" sorusunun cevabı burada verilir.

2. Performans Analizi (Hedef vs. Gerçekleşen)

• Zaman: Proje planlanan tarihte bitti mi? Gecikme varsa nedenleri.
• Bütçe: Harcamalar bütçe sınırları içinde kaldı mı?
• Kapsam: Taahhüt edilen tüm çıktılar teslim edildi mi?

3. Dersler Çıkarılanlar (Lessons Learned)

Gelecekteki projeler için en değerli bölümdür. *Örnek: "Tedarikçi seçiminde sadece fiyata bakmak kalite sorunlarına yol açtı. Bir sonraki projede teknik puanın ağırlığı artırılmalı."

4. Mali Kapanış ve Arşivleme

Tüm faturaların ödendiği, sözleşmelerin kapatıldığı ve proje dosyalarının dijital/fiziksel olarak arşivlendiği teyit edilir.

Neden Kapanış Raporu Yazmalısınız?

• Kurumsal Hafıza: Personel değişse bile tecrübe kurumda kalır.
• Hukuki Güvence: İleride doğabilecek anlaşmazlıklarda (Örn: Müteahhit ile) delil niteliği taşır.
• Ekip Motivasyonu: Başarıların kutlanması ve emeğin takdir edilmesi için fırsattır.