Etkili Toplantı Yönetimi: Zamanı Nakde Çevirin

İş dünyasında en çok şikayet edilen konulardan biri "bitmek bilmeyen ve sonuçsuz toplantılar"dır. Araştırmalar, yöneticilerin zamanının yaklaşık %50'sinin toplantılarda geçtiğini ve bu toplantıların yarısının verimsiz olduğunu gösteriyor. Etkili Toplantı Yönetimi, sadece zaman tasarrufu sağlamakla kalmaz, aynı zamanda karar alma süreçlerini hızlandırır ve çalışan motivasyonunu artırır.

Yeni Sav Danışmanlık olarak, toplantı kültürünüzü dönüştürerek organizasyonel çevikliğinizi artırmayı hedefliyoruz.

Toplantıların 7 Ölümcül Günahı

Gündemsizlik: Ne konuşulacağının belli olmaması.
Yanlış Katılımcılar: İlgisiz kişilerin davet edilmesi veya karar vericilerin olmaması.
Zaman Aşımı: Toplantının planlanan süreyi aşması.
Teknolojik Sorunlar: Bağlantı kopmaları, sunumun açılamaması.
Konudan Sapma: Gündem dışı sohbetlerin uzaması.
Sonuçsuzluk: Karar alınmadan veya aksiyon planı yapılmadan dağılınması.
Tutanak Tutulmaması: Konuşulanların havada kalması.

Bu Toplantıya Gerçekten İhtiyaç Var mı?

Her konu için toplantı yapmak zorunda değilsiniz. Toplantı daveti göndermeden önce aşağıdaki karar ağacını kullanın:

graph TD A["Bir sorunu çözmek veya karar almak mı gerekiyor?"] -->|Hayır| B{"Sadece bilgi mi vereceksiniz?"} B -->|Evet| C["E-posta gönderin veya Rapor paylaşın"] B -->|Hayır| D{"Fikir alışverişi mi lazım?"} D -->|Evet| E["Toplantı Yapın"] D -->|Hayır| F["Toplantıya Gerek Yok"] A -->|Evet| G{"E-posta ile çözülebilir mi?"} G -->|Evet| C G -->|Hayır| E style E fill:#c8e6c9,stroke:#2e7d32,stroke-width:2px style C fill:#ffccbc,stroke:#bf360c,stroke-width:2px style F fill:#ffccbc,stroke:#bf360c,stroke-width:2px

Verimli Toplantı İçin Altın Kurallar

Toplantı Öncesi

Amaç Belirleyin: "Bu toplantının sonunda ne elde etmek istiyoruz?"
Gündem Hazırlayın: Konu başlıklarını ve sürelerini belirleyip önceden paylaşın.
Doğru Kişileri Seçin: Jeff Bezos'un "İki Pizza Kuralı"nı uygulayın (İki pizza tüm grubu doyuramıyorsa, katılımcı sayısı fazladır).

Toplantı Sırasında

Zamanında Başlayın ve Bitirin: Geç kalanları beklemeyin, dakiklik kültürünü oturtun.
Moderatör Belirleyin: Konunun dağılmasını engelleyecek bir yönetici olsun.
Park Yeri Yöntemi: Gündem dışı ama önemli konuları "Park Yeri"ne not edin, toplantı sonunda veya başka bir zaman konuşun.
Karar ve Aksiyonlar: Kim, neyi, ne zaman yapacak? (3N Kuralı)

Toplantı Sonrası

Toplantı Tutanağı: Alınan kararları ve aksiyon planını 24 saat içinde paylaşın.
Takip: Bir sonraki toplantıda aksiyonların durumunu kontrol edin.

Yeni Sav Danışmanlık ile Toplantı Kültürü Dönüşümü

Şirketinizdeki toplantı enflasyonunu düşürmek ve verimliliği artırmak için size destek oluyoruz.

Toplantı Analizi: Mevcut toplantı pratiklerinizi inceliyor ve verimsizlik kaynaklarını raporluyoruz.
Toplantı Yönetimi Eğitimi: Yöneticilerinize moderasyon ve fasilitasyon teknikleri öğretiyoruz.
Dijital Araçlar: Toplantı yönetimi yazılımları ve işbirliği araçları (Trello, Asana, Teams vb.) konusunda danışmanlık veriyoruz.

Zaman en kıymetli sermayenizdir. Onu verimsiz toplantılarda harcamayın.

Etkili Toplantı Yönetimi ve Zaman Tasarrufu